کاربرد اکسل پیشرفته در حسابداری شرکتی

اکسل یکی از مهارت های هفتگانه آفیس است که کاربردهای بسیاری در مشاغل، سازمان ها، مباحث فنی و حسابداری و غیره دارد. احتمالا همه ما اندکی با این نرم افزار آشنا هستیم، اما اکسل پیشرفته چیزی است که تعداد محدودی از افراد آن هم با گذراندن دوره های آموزشی آن می دانند. در این نرم افزار شما می توانید برنامه نویسی کنید، از قابلیت های بسیار PIVOT Table  و VLOOKUP استفاده کنید. اگر شما هم به دنبال آشنایی با اکسل پیشرفته، ویژگی ها و قابلیت های آن هستید، خواندن این مقاله به شما کمک خواهد کرد.

اکسل پیشرفته چیست و چه کاربردهایی دارد؟

اکسل یک نرم افزار صفحات گسترده است که توسط افیس ارائه شده است. این نرم افزار جداولی بسیار بزرگ دارد که در هر سلول آن می توانید داده های مختلف از زمان، حروف، عدد و غیره قرار داده و عملیات مختلف روی آن ها انجام دهید. از این نرم افزار بیشتر برای رسم نمودارها، برنامه نویسی و عملیات حسابداری و محاسبات استفاده می شود.

اکسل یکی از نرم افزارهایی است که تقریبا در تمامی شرکت ها و ادارت مورد استفاده قرار می گیرد و تسلط به آن برای افرادی که جویای کار هستنند یک مزیت بسیار قابل توجه در نظر گرفته خواهد شد.

اکسل به عنوان یک نام اطلاعاتی عمل می کند که شما می توانید داده ها و اطلاعات مورد نظرتان را داخل آن ذخیره کنید. برای مثال شما می توانید اطلاعات مشتریان خود مانند محل سکونت، سن، شماره تلفن، نوع خرید و غیره را در یک جدول با ابعاد بسیار زیاد ذخیره کرده و محدودیتی در تعداد نداشته باشید.

اگر یک شرکت، کارخانه و یا انبار دارید، می توانید تمامی اطلاعات کالاها، کارمندان، مشتریان و غیره را در صفحات مختلف اکسل پیشرفته نوشته و روی آن ها عملیات مختلفی انجام دهید. می توانید نوع و تعداد کالاهای ورود و خروج شده، کالاهای تولید شده، تاریخ تولید، انقضا، نام کارمندان، میزان فروش، میزان برگشتی و غیره را ذخیره کنید.

با ذخیره اطلاعات مورد نظر در اکسل پیشرفته، شما ماه ها و سال ها بعد نیز می توانید به راحتی به اطلاعات مورد نظرتان دسترسی داشته و آن ها را آنالیز و تحلیل کنید.

PIVOT Table چیست؟

یکی از مهم ترین و پر کاربردترین المان های اکسل پسشرفته، PIVOT Table ها هستند. این جداول به شما این امکان را می دهند که بتوانید گزارش های دقیق همراه با آنالیز تهیه کنید. نکته بسیار جالب و البته کاربردی راجع به این ویژگی اکسل پیشرفته آن است که استفاده از آن نیاز چندانی به برنامه نویسی و فرمول نویسی های پیچیده ندارد و شما بعد از گذراندن دوره های کوتاهی می توانید روی آن ها مسلط شوید.

PIVOT Table به شما این امکان را می دهد که به راحتی حجم های بزرگ داده ها را قطعه قطعه و کوچک کنید و تحلیل های خود را به صورت تخصصی و دقیق روی بخش های کوچک انجام دهید. با استفاده از این جداول می توانید داده های مختلف از جنس های مختلف مانند زمان، قیمت، عدد، حروف و غیره را کنار یکدیگر چیده و تحلیل های خود را همه جانبه و دقیق تر انجام دهید.

می توانید در زمان بسیار کوتاه تری به نقاط ضعف و قدرت، اختلاف ها و تشابهات و غیره دسترسی پیدا کرده، داده های مورد نیازتان را تحلیل کرده و از آن ها برای بهبود عملکرد خود استفاده کنید. مهم ترین ویژگی PIVOT Table سادگی کار کردن با آن و تحلیل های دقیق آن است.

 تابع VLOOKUP چیست؟

همان طور که در بالا نیز اشاره شد بعد از PIVOT Table ها تابع VLOOKUP نیز یکی دیگر از تابع های بسیار پر کاربرد در اکسل پیشرفته است. تصور کنید که در جداول خود بیش از هزار سلول از نام مشتریان خود دارید و به دنبال نام یک مشترک هستید، آیا زمان کافی دارید تا تمامی هر هزار مشتری را بررسی کرده تا نام مورد نظرتان را پیدا کنید؟

بدون شک انجام این کار بسیار زمان بر و البته خسته کننده است. تابع VLOOKUP دقیقا همین کار اما به صورت کاملا پیشرفته تر برای شما انجام می دهد. حرف اول این تابع از کلمه vertical به معنای عمودی گرفته شده است، یعنی این تابع جست و جو و بازیابی خود را در ستون ها انجام می دهد. تابع VLOOKUP دارای سه حالت مختلف تقریبی، دقیق و wild cards است که به شما امکان جست و جوی مقادیر خاص را می دهد.

برای استفاده از این تابع از یک دستور تعریف شده استفاده می کنید که به شکل زیر نوشته می شود:

Value همان چیزی است که ما در جداول اکسل پیشرفته به دنبال آن هستیم. این فاکتور می تواند هر نوع داده ای از عدد، تاریخ، حروف، زمان و غیره باشد.

Table جدولی است که ما می خواهیم داده مورد نظرمان را داخل آن جست و جو کنیم. در صورتی که اطلاعات و جداول شما زیاد باشد و شما بخواهید داده مورد نظرتان را تنها داخل یکی از این جداول جست و جو کنید نام آن را وارد خواهید کرد.

Col ستونی است که ما می خواهیم جست و جو داخل آن انجام شود.

Range داخل براکت گذاشته شده است. براکت یعنی استفاده از آن اختیاری است. این قسمت دو حالت true و fals دارد. اگر حالت اول را انتخاب کنید، تابع VLOOKUP مقادیر ترکیبی را برای شما باز می گرداند اما اگر حالت دوم را انتخاب کنید، دقیقا چیزی را که می خواهید برای شما باز می گرداند.

نکته مهم آن که برای استفاده از این تابع باید ستون ها را با عدد مربوط به آن نشان دهید. توجه داشته باشید که ستون ها از سمت چپ نام گذاری می شوند.

ویژگی دیگر این تابع آن است که شما می توانید داده های مورد نظرتان را در شیت ها و ورک بوک های دیگر نیز جست و جو کنید.

کاربرد اکسل در حسابداری شرکتی

تا این جای کار با نرم افزار اکسل، کاربردهای کلی آن، دو تابع بسیار مهم و پر کاربرد آشنا شدیم. در این بخش قصد داریم به طور تخصصی به کاربرد اکسل در حسابداری شرکتی بپردازیم. امروزه بسیاری از نرم افزارها دارای خروجی داده های خود به شکل اکسل هستند، این مساله اهمیت و کاربرد آن در زمینه های مختلف نشان می دهد.

به طور تخصصی از اکسل پیشرفته می توان برای ایجاد تراز نامه ها و صورت حساب های مالی استفاده کرد. این نرم افزار دارای توابع متعددی است که با کمک آن ها می توان مدل سازی انجام داده و پیش بینی کرد. داده های این نرم افزار به راحتی با داده های خارجی ادغام شده و شما می توانید یک بانک اطلاعاتی کامل و دقیق داشته باشید.

اگر در شرکت خود به دنبال آن هستید که استهلاک دارایی های ثابت خود را محاسبه کنید، نرم افزار اکسل تنها ظرف چند دقیقه اطلاعات مورد نیاز شما را در اختیارتان قرار می دهد. تنها کافی است داده های خام و اولیه درستی به نرم افزار بدهید.

تقریبا تمامی کارهای مورد نیاز هر شرکت مانند تهیه سود و زیان، گردش های مالی، صورت حساب ها و غیره به کمک این نرم افزار به راحتی و البته با دقت بالا محاسبه خواهد شد.

اکسل دارای قالب های متعدد و مخصوصی برای کارهای محاسباتی مانند سود و زیان، بودجه و یا گردش های مالی است. اما شما می توانید قالب های دیگر را دانلود کرده و آن ها را در نرم افزار خود نصب کنید. علاوه بر دو راهکار فوق، شما می توانید در این نرم افزار، قالب های مورد نظرتان را حتی طراحی کرده و بسازید.

رسم نمودارهای گرافیکی و استفاده از فرمول های آماری از دیگر کاربردهای اکسل در حسابداری شرکتی است که شما قادر می سازد، به راحتی داده های خود را به شکل نمودار درآورده و آن ها را تحلیل کنید.

دیگر کاربردهای اکسل در حسابداری شرکتی

اکسل دارای قابلیت های بسیار در امور حسابداری شرکتی است. در بالا با مهم ترین آن ها آشنا شدیم. دیگر کاربردهای اکسل در حسابداری شرکتی شامل موارد زیر می باشد:

• گزارش وضعیت پیشرفت کار و پروژه
• داشتن حالت های مختلف گزارش گیری
• محاسبه هزینه ها و چگونگی تخصیص ان ها
• انجام محاسبات مالی شخصی مانند شارژ ساختمان و یا شرکت
• تنظیم و محاسبه مغایرت های مالی
• مرتب کردن و طبقه بندی داده ها بر اساس فاکتورهای مختلف
• تنظیم جداول مختلف برای دستمزد، هزینه ها و غیره
• کنترل انبار و لیست دارایی ها
• تنظیم کاربرگ های مهم حسابرسی

آموزش اکسل پیشرفته مناسب چه کسانی است؟

اگر جویای کار هستید و می خواهید یک شغل مناسب و با درآمد مناسب داشته باشید، تسلط به مهارت های هفتگانه آفیس و اکسل پیشرفته برای شما یک مزیت به شمار می رود. فراگیری این دانش برای کسانی که به دنبال آموزش برنامه نویسی هستند نیز، بسیار مناسب است.

این نرم افزار برای حسابدارها و کسانی که وظیفه نگه داری از لیست انبارها و ورود و خروج آن را بر عهده دارند بسیار مناسب است.

کسانی که به طور مداوم با داده های بسیار کار می کنند، آمارگیری و تحلیل داده انجام می دهند.

دوره های اکسل پیشرفته چگونه برگزار می شود؟

همانند دوره های آموزشی دیگر، دوره های اکسل پیشرفته نیز به صورت حضوری و یا غیر حضوری انجام می شود و شما متناسب با شرایط خود می توانید آن ها را انتخاب کنید. دوره آموزش اکسل پیشرفته معمولا یک دوره زود بازده است و برای مثال نسبت به دوره های طراحی سایت و یا برنامه نویسی کوتاه تر است.

در صورتی که شما هیچ اطلاعاتی راجع به آفیس و نرم افزارهای آن نداشته باشید، ابتدا باید دوره های مقدماتی ان را بگذرانید تا بتوانید مطالب دوره پیشرفته آن را نیز آموخته و مورد استفاده قرار دهید. سعی کنید دوره ای را انتخاب کنید که پروژه محور بوده و شما خودتان همزمان با آموزش بتوانید پروژه هایی که آموزش داده می شود را انجام داده تا روی آن مسلط شوید.

همچنین سعی کنید دوره و اموزشگاهی را انتخاب کنید که به شما مدرک معتبر می دهد تا هنگامی که برای کار رزومه خود را تحویل می دهید، مدرک اکسل پیشرفته خود را نیز تحویل دهید.

در دوره اکسل پیشرفته چه مواردی آموزش داده می شود؟

همان طور که در بالا نیز اشاره شد تابع های VLOOKUP و PIVOT Table از پر کاربردترین توابع اکسل پیشرفته هستند که به طور کامل کار کردن با آن ها را یاد خواهید گرفت.

• فرمول نویسی و کد نویسی مساله دیگری است که در این دوره به طور کامل به شما آموزش داده می شود. می توانید لیست ها را به طور پیشرفته و بر اساس چندین فاکتور مرتب سازی کنید.
• می توانید چندین رکورد را همزمان با استفاده از چک باکس ها حذف کنید.
• می توانید فرمت داده ها را بعد از ورود تغییر دهید.
• می توانید جست و جوی لحظه را در لیست های مورد نظرتان ایجاد کنید.
• می توانید دکمه های اجرایی دو حالته طراحی کرده تا هنگام تعمیرات در کد نویسی و داخل لیست ها از آن ها استفاده کنید.
• می توانید ویژگی های مرتبط با داده ها را در لیست های پیشرفته فعال کرده و از آن ها استفاده کنید.
• داشبوردهای مدیریت پروژه خواهید ساخت تا به راحتی پروژه های خود را مدیریت کنید.
• قالب ها و توابع شرطی و منطقی مانند and و or را به طور کامل خواهید آموخت.
• می توانید به صورت پیشرفته از ابزار اعتبار سنجی داده ها استفاده کنید.
• استفاده از گوگل داک، استفاده آنلاین و ایجاد نظرسنجی آنلاین را خواهید آموخت.
• با مفاهیم بانک اطلاعاتی و SQL را خواهید آموخت.
• می توانید روی فایل ها، سلول ها و شیت های مورد نظرتان پسورد بگذارید.
• می توانید فرمول های مختلف را با یکدیگر ترکیب کنید.
• و ده ها تابع و عملکرد دیگری که در دوره اکسل پیشرفته خواهید آموخت.

* مطلب پیشنهادی: ترفندهای اکسل